Бумаги должны быть в порядке! Документовед: его должностная инструкция, права и обязанности

Должностная инструкция документоведа

Перечень обязанностей, которые должен исполнять тот или иной сотрудник на своем рабочем месте, может быть указан в трудовом договоре. Часто приложением к этому документу выступает должностная инструкция. Ее обязательное составление законодательно не закреплено, но она помогает решить несколько задач одновременно. Рассмотрим, какой должна быть должностная инструкция документоведа и какие функции должен исполнять этот сотрудник.

Образец должностной инструкции документоведа

1. Общие положения

1. Документовед включается в разряд специалистов.
2. На должность:
   • документоведа принимается лицо, получившее высшее профобразование, требования к стажу работы отсутствуют;
   • документоведа II категории принимается (переводится) лицо с высшим профобразованием и стажем труда на этой должности от 3 лет;
   • документоведа I категории принимается (переводится) лицо с высшим профобразованием и трудовым стажем на позиции документоведа II категории от 3 лет.
3. Специалист, принятый на должность документоведа, должен иметь такие знания:
   • законы РФ, постановления, приказы и иные нормативные бумаги вышестоящих инстанций, связанные с документационным обеспечением управления;
   • нормы и алгоритм планирования и процесс работы на базе компьютерной техники своего отдела;
   • способы и методы изучения, разработки и улучшения документационных сервисов организации;
   • правила формирования, распределения, хранения, экспертизы ценности бумаг;
   • создание и правильное ведение архивного дела;
   • нормативные и методические бумаги по проектированию и применению АИС своего отдела;
   • начальные навыки программирования;
   • ведущий опыт в своей профессиональной области как российский, так и зарубежный;
   • основы экономики, организации труда и управления;
   • нормы законов РФ о труде;
   • Правила внутреннего трудового распорядка хозяйствующего субъекта;
   • требования и нормы пожарной безопасности и охраны труда.
4. Документовед во время своей работы опирается на:
   • Устав (Положение) организации;
   • должностную инструкцию;
   • иные акты и бумаги, связанные с задачами документоведа в компании.
5. Начальником указанного сотрудника является ______________________.
6. Во время отсутствия документоведа на своем рабочем месте (по причине болезни или отпуска) его трудовые функции передают выбранному руководством лицу, которое получает вместе с тем права документоведа и будет нести ответственность за неполное или недобросовестное выполнение своей работы в период замещения.

2. Должностные обязанности

В список рабочих задач сотрудника входят нижеуказанные:

1. Создание и внедрение технологических процессов работы с бумагами и документной информацией на основе работы с ЭВМ и оргтехникой (сюда входят учет, контроль исполнения, оперативное хранение, консультативная деятельность).
2. Работа над совершенствованием деятельности своего отдела, контроль состояния делопроизводства в компании.
3. Подготовка предложений и мер по внедрению эргономических условий работы, рационализации рабочих мест персонала своего отдела.
4. Создание сервисов документации и табелей бумаг различного назначения и уровня управления.
5. Организация внедрения сервисов по работе с важными бумагами.
6. Участие в классификации состава бумаг и информационных показателей, уменьшении их числа и улучшении документопотоков.
7. Отбор документов, направляемых на государственное хранение, соблюдение хранения и участие в экспертизе ценности бумаг своего предприятия.
8. Изучение, анализ и обобщение ведущего опыта в сфере документационного обеспечения управления, создание нормативно-методических инструкций для других работников по вопросам документационного обеспечения.
9. Вместе с руководством участвовать в процессах подбора, распределения и повышения квалификации персонала своего отдела.

3. Права

Сотрудник при выполнении своей работы наделен следующими полномочиями:

1. Принимать участие и выражать свое мнение в обсуждении проектов решений начальства.
2. С одобрения своего руководителя привлекать персонал к совместному решению поставленных перед ним задач.
3. Требовать от персонала других отделов компании нужные сведения и бумаги.
4. Участвовать в решении вопросов начальства относительно исполняемых трудовых функций.
5. Требовать от администрации компании оказания помощи в решении некоторых рабочих задач.

4. Ответственность

Сотрудник, принятый на должность документоведа, несет ответственность:

• за неполное и некачественное выполнение своей работы, — в порядке, зафиксированном в трудовом законодательстве РФ;
• за ошибки и преступления, совершенные во время своей работы, — согласно нормам, описанным в действующем административном, уголовном и гражданском законодательстве РФ;
• за причинение материального вреда — в соответствии с нормами, закрепленными действующим трудовым законодательством РФ.

Для чего требуется должностная инструкция в компании

Наличие документа позволяет нанимателю решить несколько задач:

• предельно точно описать требования к сотруднику, его образованию, квалификации;
• обосновать отказ в приеме на должность, если соискатель не удовлетворяет каким-то требованиям;
• обосновать правомерность дисциплинарного взыскания, если лицо «провинилось» или недостаточно хорошо выполнило свои обязанности;
• разделить трудовые функции между несколькими работниками с одинаковыми должностями;
• закрепить границы ответственности для персонала.

Изучив должностную инструкцию, работник-документовед должен точно понимать, что от него требует работодатель.

Важно! Инструкция может быть как самодостаточным документом, так и приложением к трудовому контракту.

Какая информация должна быть в тексте бумаги

В трудовом законодательстве не существует утвержденного бланка данной бумаги. Ее составляют в так называемой свободной форме. Однако за годы практики выработалась структура для должностной инструкции. Она содержит базовые разделы и дополнительные.

Основные разделы, которые должен включать документ, — это «Общие положения», «Должностные обязанности», «Права» и «Ответственность». В зависимости от масштабов организации и намерений руководства добавляют дополнительные разделы, например, «Условия работы», «Взаимосвязи» и др.

Раздел «Общие положения»

В нем указывают, к какой категории будет относиться работник, какие требования предъявляются к образованию, трудовому стажу, знаниям и навыкам. Важное значение имеют знания законов, касающихся сферы деятельности работника. Документовед должен уметь работать с сервисами по учету и хранению документации.

В этом разделе также отмечают, у кого в подчинении будет находиться сотрудник, кто и как будет замещать его при отсутствии.

Таким образом, в этом пункте прописывают основные рабочие моменты, не касаясь конкретных трудовых функций. Им отводится следующий раздел.

Раздел «Должностные обязанности»

Здесь предельно точно расписывают по пунктам, какие задачи должен решать документовед. Перечень будет зависеть от величины компании, от того, есть ли в штате другие специалисты с аналогичной должностью. Документовед должен следить за надлежащим оформлением бумаг, их хранением, помогать работникам с упорядочением документации, работать над улучшением организации документооборота компании.

Важно! Чем конкретнее работодатель пропишет трудовые обязанности сотрудника, тем больше будет шансов, что не возникнут ситуации недопонимания сторон. Также важно, чтобы должностные обязанности соответствовали тем навыкам и знаниям, которые будут перечислены в первом пункте инструкции.

Раздел «Права работника»

В этом пункте обозначают список прав работника. Обычно это самостоятельное принятие решений, право на требование и изучение определенной документации, на привлечение других работников к решению своей задачи (в некоторые случаях), на участие в решении каких-либо вопросов в компании, относящихся к своей сфере деятельности.

Раздел «Ответственность работника»

Здесь располагают информацию о видах ответственности, к которой может быть привлечен документовед за недобросовестное выполнение или невыполнение своих функций на рабочем месте. Подробно каждый пункт не расписывают, потому что наказание будет определено уже в ходе правовых разбирательств.

Общие моменты оформления

Должностная инструкция формируется на основе тех данных, которые зафиксированы в Квалификационных справочниках должностей, например, в справочнике, утвержденном Минтрудом в постановлении от 21.08.1998 №37, или профстандартах.

Созданием данного документа на предприятии занимается кадровый работник, юрист, сам руководитель, его заместители. Важно, чтобы составлять документ помогал непосредственный начальник документоведа. Именно он обладает достаточным пониманием того, какими навыками должен обладать соискатель и какую работу в организации он будет выполнять.

Как оформить должностную инструкцию

1. Сначала в самом верху в середине указывают полное название компании и по желанию ее реквизиты.
2. Потом должна быть отметка об утверждении документа руководителем. Он должен будет расписаться и поставить там дату утверждения инструкции.
3. Затем пишут заголовок документа и располагают ниже его полный текст.
4. В конце расписываются руководитель отдела (начальник сотрудника), сам документовед и лица, с которыми согласовывалась бумага.

К сведению! Как правило, формируют два экземпляра должностной инструкции. Первый забирает себе работник, а второй хранится в отделе кадров. Сотруднику можно оставить свой экземпляр на рабочем месте, чтобы всегда можно было уточнить необходимые вопросы, сверить что-либо в процессе своей трудовой деятельности.

Prom-Nadzor.ru

Вы здесь

Должностная инструкция документоведа

[организационно-правовая форма,
наименование организации, предприятия]

[должность, подпись, Ф. И. О. руководителя или иного
должностного лица, уполномоченного утверждать
должностную инструкцию]

[число, месяц, год]

Должностная инструкция
документоведа [наименование организации, предприятия и т. п.]

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации, Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих, 4-е издание, утв. постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 г. N 37, и иных нормативно-правовых актов, регулирующих трудовые правоотношения.

1. Общие положения

1.1. Документовед относится к категории специалистов и непосредственно подчиняется [наименование должности непосредственного руководителя].

1.2. На должность документоведа назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы.

1.3. Документовед должен знать:

– законодательные и нормативные правовые акты, постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся документационного обеспечения управления;

– порядок планирования, проектирования и технологию работы на базе организационной и вычислительной техники служб документационного обеспечения управления; методы исследования, анализа, проектирования и развития документационных систем;

– порядок оформления, классификации, хранения, экспертизы ценности документов;

– организацию архивного дела;

– нормативные и методические документы по проектированию и эксплуатации автоматизированных информационных систем управления;

– методы проектирования и актуализации баз и банков данных; основы эргономики, социальной психологии, социологии; документообразование;

– отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления; основы экономики, организации труда и управления;

– законодательство о труде;

– правила внутреннего трудового распорядка;

– правила и нормы охраны труда.

2. Должностные обязанности

2.1. Разрабатывает и внедряет технологические процессы работы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа).

2.2. Принимает участие в планировании, организации и совершенствовании деятельности службы документационного обеспечения управления, осуществляет контроль за состоянием делопроизводства.

2.3. Подготавливает предложения по обеспечению эргономических условий труда, рационализации рабочих мест работников службы документационного обеспечения управления.

2.4. Разрабатывает унифицированные системы документации и табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации.

2.5. Организует внедрение систем ведения документации.

2.6. Принимает меры по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков.

2.7. Участвует в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов.

2.8. Принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем и систем управления, а также в разработке новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), базирующихся на применении вычислительной и микропроцессорной техники, проектировании и актуализации баз и банков данных.

2.9. Изучает и обобщает передовой отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления, разрабатывает нормативно-методические документы по вопросам документационного обеспечения.

2.10. Принимает участие в работе по подбору, расстановке и повышению квалификации кадров службы документационного обеспечения управления.

3. Права

Документовед имеет право:

3.1. На все предусмотренные законодательством социальные гарантии.

3.2. Знакомиться с проектами решений руководства [предприятия, учреждения, организации], касающимися его деятельности.

3.3. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией.

3.4. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

3.5. Осуществлять взаимодействие с руководителями структурных служб [предприятия, учреждения, организации], получать информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

3.6. Требовать от руководства [предприятия, учреждения, организации] оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

3.7. Повышать свою профессиональную квалификацию.

3.8. Другие права, предусмотренные трудовым законодательством.

4. Ответственность

Документовед несет ответственность:

4.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, – в пределах, определенных действующим трудовым законодательством РФ.

4.2. За причинение материального ущерба работодателю – в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством РФ.

4.3. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, – в пределах, определенных действующим административным, уголовным, гражданским законодательством РФ.

Должностная инструкция разработана в соответствии с [наименование, номер и дата документа]

Должностная инструкция документоведа (Книга Татарников М.А. Сборник должностных инструкций работников медицинских организаций – ЦИПЗО, 2016 г.)

1. Общие положения

1. Настоящая должностная инструкция определяет должностные обязанности, права и ответственность документоведа.

2. Требования к квалификации:

Документовед I категории: высшее профессиональное образование и стаж работы в должности документоведа II категории не менее 3 лет.

Документовед II категории: высшее профессиональное образование и стаж работы в должности документоведа не менее 3 лет.

Документовед: высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы.

3. Документовед должен знать: законодательные и нормативные правовые акты, постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся документационного обеспечения управления; порядок планирования, проектирования и технологию работы на базе организационной и вычислительной техники служб документационного обеспечения управления; методы исследования, анализа, проектирования и развития документационных систем; порядок оформления, классификации, хранения, экспертизы ценности документов; организацию архивного дела; нормативные и методические документы по проектированию и эксплуатации автоматизированных информационных систем управления; основы программирования; методы проектирования и актуализации баз и банков данных; основы эргономики, социальной психологии, социологии; документообразование; отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления; основы экономики, организации труда и управления; законодательство о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.

4. Документовед назначается на должность и освобождается от должности приказом руководителя организации в соответствии с действующим законодательством РФ.

5. Документовед непосредственно подчиняется руководителю своего структурного подразделения.

2. Должностные обязанности

Разрабатывает и внедряет технологические процессы работы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа). Принимает участие в планировании, организации и совершенствовании деятельности службы документационного обеспечения управления, осуществляет контроль за состоянием делопроизводства. Подготавливает предложения по обеспечению эргономических условий труда, рационализации рабочих мест работников службы документационного обеспечения управления. Разрабатывает унифицированные системы документации и табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации. Организует внедрение систем ведения документации. Принимает меры по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков. Участвует в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов. Принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем и систем управления, а также в разработке новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), базирующихся на применении вычислительной и микропроцессорной техники, проектировании и актуализации баз и банков данных. Изучает и обобщает передовой отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления, разрабатывает нормативно-методические документы по вопросам документационного обеспечения. Принимает участие в работе по подбору, расстановке и повышению квалификации кадров службы документационного обеспечения управления.

Документовед имеет право:

1. вносить предложения руководству по организации и условиям своей трудовой деятельности;

2. пользоваться информационными материалами и нормативно-правовыми документами, необходимыми для исполнения своих должностных обязанностей;

3. проходить в установленном порядке аттестацию с правом получения соответствующего квалификационного разряда;

4. повышать свою квалификацию.

Документовед пользуется всеми трудовыми правами в соответствии с Трудовым кодексом РФ.

Документовед несет ответственность за:

1. своевременное и качественное осуществление возложенных на него должностных обязанностей;

2. своевременное и квалифицированное выполнение приказов, распоряжений и поручений руководства, нормативно-правовых актов по своей деятельности;

3. соблюдение правил внутреннего распорядка, противопожарной безопасности и техники безопасности;

4. ведение документации, предусмотренной действующими нормативно-правовыми актами;

5. оперативное принятие мер, включая своевременное информирование руководства, по устранению нарушений техники безопасности, противопожарных и иных правил, создающих угрозу деятельности организации, его работникам и иным лицам.

За нарушение трудовой дисциплины, законодательных и нормативно-правовых актов документовед может быть привлечен в соответствии с действующим законодательством в зависимости от тяжести проступка к дисциплинарной, материальной, административной и уголовной ответственности.

Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

Должностная инструкция документоведа (Книга Татарникова М.А.)

Извлечение из книги Татарникова М.А. Сборник должностных инструкций работников медицинских организаций – ЦИПЗО, 2016 г.

Кто отвечает за делопроизводство в подразделении и организации в целом?

П оводом для статьи стали два вопроса читателей о назначении ответственных за делопроизводство. Но они оказались сложнее, чем кажутся на первый взгляд, в т.ч. из-за недостаточной регламентации законодательством.

Подскажите, пожалуйста, в одной организации может быть два ответственных за делопроизводство? Если да, то надо выпустить приказ об разделении их обязанностей?

Планируем приказом по организации назначить ответственных за делопроизводство в подразделениях и закрепить за ними определенные обязанности. Просим осветить этот вопрос более подробно, а именно: что должно входить в обязанности ответственных за делопроизводство в подразделениях и как это закрепить документально?

Руководитель за все в ответе!

Ответственность за документальный фонд организации, а значит, и за систему делопроизводства и ее построение, несет руководитель (т.е. единоличный исполнительный орган). За документы корпоративного управления и соответствующее делопроизводство такую же ответственность несут совет директоров / его председатель и корпоративный секретарь. Это – ответственность перед учредителями / собственниками за организацию деятельности и ответственность в соответствии с действующим законодательством, в том числе и перед государственными контролирующими органами.

Но ни в одном действующем нормативном правовом акте ответственность руководителя за весь документальный фонд организации, к сожалению, не зафиксирована в прямой форме, в виде конкретной формулировки. Она выражается опосредованно, как правило, в форме полномочий органов управления по утверждению документов, изданию приказов, назначению ответственных / делегированию полномочий опять-таки на основании приказов.

С апреля 2016 года скорректирована статья 15.11 КоАП РФ: теперь за отсутствие в течение установленных сроков хранения бухгалтерских документов (первичных учетных, регистров, отчетности, аудиторского заключения) «должностные лица» могут быть оштрафованы, а при повторном нарушении – и дисквалифицированы. Но кого понимать под должностными лицами, в этой статье не прописано.

Поэтому обратимся к части 1 статьи 7 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Там сказано, что на руководителя возлагается обязанность организовать ведение бухучета и хранение соответствующих документов. Следовательно, если руководитель возложил обязанность по ведению учета и хранению документов, скажем, на главного бухгалтера, то именно ему придется понести наказание. Если же такая обязанность не возложена ни на одного работника, то штраф придется платить самому руководителю.

Правильность такого подхода подтвердил Пленум Верховного Суда РФ в п. 24 постановления от 24.10.2006 № 18 «О некоторых вопросах, возникающих у судов при применении Особенной части Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях». Там сказано, что, решая вопрос о привлечении должностного лица к административной ответственности, необходимо обращаться к законодательству о бухгалтерском учете, в соответствии с которым руководитель несет ответственность за организацию учета, а главный бухгалтер – за ведение учета и своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности.

Суды тоже считают такой подход правомерным (см., например, постановления Московского городского суда от 06.05.2015 № 4а-0628/15 и от 29.04.2014 № 4а-748/2014). Они часто отменяют решения нижестоящих судов, которые привлекают к ответственности руководителя при наличии в штате главного бухгалтера.

А еще есть замечательный пункт 4 статьи 10 Федерального закона от 26.10.2002 № 127-ФЗ «О несостоятельности (банкротстве)», который прямо позволяет переложить выплату долгов на руководителей обанкротившегося юрлица в т.ч. в случае отсутствия документов «бухгалтерского учета и (или) отчетности, обязанность по ведению (составлению) и хранению которых установлена законодательством» или если информация в них была искажена.

Нарушения в ведении кадрового делопроизводства подпадают под часть 1 статьи 5.27 КоАП РФ, которая опять же позволяет штрафовать не только юрлицо, но и должностное лицо работодателя (кто это: руководитель или непосредственный исполнитель?). Если например, руководитель Иван Иванович надлежащим образом делегировал (документально оформил) обязанность по ведению трудовых книжек Марье Ивановне, а та потеряла трудовую книжку работника, то к ответственности будет привлечена именно она (абз. 2 п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках»).

Конечно, Иван Иванович может подвергнуть Марью Ивановну дисциплинарному взысканию, уменьшить премию и т.п., но в суде или чиновниками трудовой инспекции наказано может быть как ответственное лицо – непосредственный исполнитель (см., например, решение Московского городского суда от 10.07.2012 по делу № 7-1306/2012), так и генеральный директор (см., например, решение Московского городского суда от 08.07.2015 по делу № 7-6031/2015).

Есть и другие участки работы, регламентируемые отдельным законодательством (например, работа с обращениями граждан). Здесь все упирается в то, кого можно считать должностным лицом. Четкий ответ есть только в пункте 5 статьи 4 Федерального закона от 02.05.2006 № ­59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (далее – Закон об обращениях граждан):
«должностное лицо – лицо, постоянно, временно или по специальному полномочию осуществляющее функции представителя власти либо выполняющее организационно-распорядительные, административно-хозяйственные функции. ».

Кого накажет суд за нарушение порядка рассмотрения обращений граждан по ст. 5.59 КоАП РФ: руководителя (организующего работу и подписывающего ответы) или должным образом уполномоченного рядового исполнителя (который ведет всю работу и готовит документ на подпись)? Оказывается, первого из них! Подтверждением служит, например, позиция Верховного Суда РФ (постановление № 11-АД12-11), который в ноябре 2012 года отменил решения нижестоящих судов, сняв ответственность с исполнителя и переложив ее на руководителя (в силу ст. 4 и 10 Закона об обращениях граждан).

Итак, отдельные участки работы могут регулироваться специальным законодательством, и тогда нужно внимательно разбираться, что там написано. Во всех остальных случаях (специально не регулируемых), «все пути ведут» к руководителю.

В уставе почти каждой организации устанавливается ответственность исполнительных органов (коллегиального – правление или единоличного – председатель правления, генеральный директор) за организацию системы управления, а система управления документами (делопроизводство) в настоящее время рассматривается как одна из важнейших инфраструктурных составных частей, наряду с системами управления персоналом, бухгалтерского и налогового учета, управления проектами, информационной безопасности, управления качеством, финансирования и бюджетирования и т.п. Кроме того, устав каждой организации и типовые уставы, которые разрабатываются для предприятий среднего и малого бизнеса, предусматривают ответственность за передачу документов организаций в случае ликвидации в соответствующее архивное учреждение / архив. Ликвидационная комиссия / конкурсный управляющий принимают документы по акту от первого руководителя организации.

Обзоры арбитражной практики и практики судов общей юрисдикции, которые публикуются на страницах нашего журнала, также показывают, что материальную и административную ответственность за документальный и архивный фонды несут прежде всего руководители организаций.

См. новость «Субсидиарная ответственность бывшего руководителя обанкротившейся организации перешагнула миллиардный рубеж»

Должностная инструкция документоведа

Предлагаем Вашему вниманию типовой пример должностной инструкции документоведа, образец 2022 года. Должностная инструкция документоведа должна включать следующие разделы: общее положение, должностные обязанности документоведа, права документоведа, ответственность документоведа.

В должностной инструкции документоведа должны быть отражены следующие пукнты:

Должностные обязанности документоведа

1) Должностные обязанности. Разрабатывает и внедряет технологические процессы работы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа). Принимает участие в планировании, организации и совершенствовании деятельности службы документационного обеспечения управления, осуществляет контроль за состоянием делопроизводства. Подготавливает предложения по обеспечению эргономических условий труда, рационализации рабочих мест работников службы документационного обеспечения управления. Разрабатывает унифицированные системы документации и табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации. Организует внедрение систем ведения документации. Принимает меры по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков. Участвует в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов. Принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем и систем управления, а также в разработке новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), базирующихся на применении вычислительной и микропроцессорной техники, проектировании и актуализации баз и банков данных. Изучает и обобщает передовой отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления, разрабатывает нормативно-методические документы по вопросам документационного обеспечения.

Документовед должен знать

2) Документовед при выполнении своих должностных обязанностей должен знать: законодательные и нормативные правовые акты, постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся документационного обеспечения управления; порядок планирования, проектирования и технологию работы на базе организационной и вычислительной техники служб документационного обеспечения управления; методы исследования, анализа, проектирования и развития документационных систем; порядок оформления, классификации, хранения, экспертизы ценности документов; организацию архивного дела; нормативные и методические документы по проектированию и эксплуатации автоматизированных информационных систем управления; основы программирования; методы проектирования и актуализации баз и банков данных; основы эргономики, социальной психологии, социологии; документообразование; отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления; основы экономики, организации труда и управления; законодательство о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.

3) Требования к квалификации.

Документовед I категории: высшее профессиональное образование и стаж работы в должности документоведа II категории не менее 3 лет.

Документовед II категории: высшее профессиональное образование и стаж работы в должности документоведа не менее 3 лет.

Документовед: высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы.

1. Общие положения

1. Документовед относится к категории специалистов.

2. Документоведом принимается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы.

3. Документовед принимается на должность и освобождается от должности ____ (директором, руководителем) организации по представлению ____ (должность)

4. Документовед должен знать:

• законодательные и нормативные правовые акты, постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся документационного обеспечения управления;
• порядок планирования, проектирования и технологию работы на базе организационной и вычислительной техники служб документационного обеспечения управления;
• методы исследования, анализа, проектирования и развития документационных систем;
• порядок оформления, классификации, хранения, экспертизы ценности документов;
• организацию архивного дела;
• нормативные и методические документы по проектированию и эксплуатации автоматизированных информационных систем управления;
• основы программирования;
• методы проектирования и актуализации баз и банков данных;
• основы эргономики, социальной психологии, социологии;
• документообразование;
• отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления;
• основы экономики, организации труда и управления;
• законодательство о труде;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• правила и нормы охраны труда.

5. В своей деятельности документовед руководствуется:

• законодательством Российской Федерации,
• Уставом (положением) организации,
• приказами и распоряжениями ___ (генерального директора, директора, руководителя) организации,
• настоящей должностной инструкцией,
• Правилами внутреннего трудового распорядка организации.

6. Документовед подчиняется непосредственно: ___ (должность)

7. На время отсутствия документоведа (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное ___ (должность) организации в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права, обязанности и несет ответственность за исполнение возложенных на него обязанностей.

2. Должностные обязанности документоведа

1. Разрабатывает и внедряет технологические процессы работы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа).

2. Принимает участие в планировании, организации и совершенствовании деятельности службы документационного обеспечения управления, осуществляет контроль за состоянием делопроизводства.

3. Подготавливает предложения по обеспечению эргономических условий труда, рационализации рабочих мест работников службы документационного обеспечения управления.

4. Разрабатывает унифицированные системы документации и табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации.

5. Организует внедрение систем ведения документации.

6. Принимает меры по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков.

7. Участвует в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов.

8. Принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем и систем управления, а также в разработке новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), базирующихся на применении вычислительной и микропроцессорной техники, проектировании и актуализации баз и банков данных.

9. Изучает и обобщает передовой отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления, разрабатывает нормативно-методические документы по вопросам документационного обеспечения.

10. Принимает участие в работе по подбору, расстановке и повышению квалификации кадров службы документационного обеспечения управления.

3. Права документоведа

Документовед имеет право:

1. Вносить на рассмотрение руководства предложения:

• по совершенствованию работы связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями,
• о поощрении подчиненных ему отличившихся работников,
• о привлечении к материальной и дисциплинарной ответственности работников, нарушивших производственную и трудовую дисциплину.

2. Запрашивать от структурных подразделений и работников организации информацию, необходимую ему для выполнения своих должностных обязанностей.

3. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.

4. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.

5. Требовать от руководства организации оказания содействия, в том числе обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

6. Иные права, установленные действующим трудовым законодательством.

4. Ответственность документоведа

Документовед несет ответственность в следующих случаях:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, – в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, – в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба организации – в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция документоведа – образец 2022 года. Должностные обязанности документоведа, права документоведа, ответственность документоведа.

Типовая должностная инструкция

Что представляет собой типовая должностная инструкция? Всегда ли она нужна? Когда можно вводить новую должностную инструкцию?

Начнем с того, что в ТК РФ нет норм, прямо упоминающих должностную инструкцию.

Вместе с тем ДИ является локальным нормативным актом работодателя, регулирующим трудовые отношения, непосредственно связанные с трудовой деятельностью работника, с которым работодатель обязан ознакомить работника при приеме на работу до подписания трудового договора (ст. 68 ТК РФ).

Должностными инструкциями работодатель, в частности, закрепляет расстановку кадров, распределяет трудовые обязанности между работниками, в том числе работающими по одноименным должностям, но на разных участках работ, что позволяет не только контролировать трудовую дисциплину, но и избежать претензий контролирующих органов о дискриминации при установлении разной оплаты труда по одноименной должности (абз. 6 ч. 2 ст. 22 ТК РФ).

Например, должностные инструкции бухгалтера по разным участкам работ (бухгалтера по начислению зарплаты, бухгалтера по учету материалов, бухгалтера по расчету НДС и т.п.) позволяют обосновать установление разных окладов работникам, которые трудятся по одноименной должности бухгалтера, но выполняют разные трудовые обязанности. К работодателю в этом случае не должны предъявляться претензии о нарушении обязанности обеспечивать работникам равную плату за труд равной ценности (абз. 6 ч. 2 ст.22 ТК РФ).

Важно! Главное назначение должностной инструкции – определить работнику круг его обязанностей, прав, ответственности.

Что представляет собой типовая должностная инструкция

Должностная инструкция может являться приложением к трудовому договору или утверждаться как самостоятельный документ. В любом случае требовать от работника исполнения должностной инструкции можно лишь тогда, когда с этим документом работник ознакомлен письменно. Один экземпляр должностной инструкции должен быть вручен работнику, иначе он не сможет этот документ исполнять.

Если работник выполняет трудовые обязанности без должностной инструкции или без их конкретизации в трудовом договоре, работодателю будет сложно принудительно заставлять работника выполнять какую-то работу, привлекать его к дисциплинарной ответственности, лишать премии и т.п.

Типовая должностная инструкция состоит из нескольких разделов.

Раздел 1. Общие положения

В этом разделе приводятся требования к образованию и стажу работника.

Работодатель вправе установить в должностной инструкции квалификационные требования для кандидатов.

Так, одним из документов, устанавливающих требования к квалификации работника, является Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 г. №37. Вместе с тем Квалификационный справочник не является нормативно-правовым документом, а поэтому приведенные в нем требования носят рекомендательный характер (п.2 Постановления Минтруда России от 21.08.1998 г. №37).

Для некоторых работников обязательно применение профстандартов. При этом чтобы сотрудник не лишился льгот и компенсаций, наименование должности нужно указывать как в профсандарте. Например, для медиков, работников авиации. Для медицинской сестры действует новый стандарт «Медицинская сестра/медицинский брат» (утв. Приказом Минтруда РФ от 31.07.2022 г. №475н). Для аудиторов стандарт утвержден в 2015 году – «Аудитор» (утв. Приказом Минтруда РФ от 19.10.2015 № 728н).

Раздел 2. Должностные обязанности

В этом разделе указывается функционал работника.

Должностные обязанности устанавливаются в зависимости от разряда работника, категории служащего, чина и т.п. При этом квалификация тем выше, чем выше разряд. Поэтому у рабочих или служащих одной профессии, но разных квалификаций будут различаться должностные обязанности и, соответственно, размер оклада.

Раздел 3. Права

В этом разделе описываются права, которые необходимы работнику для выполнения должностных обязанностей.

Например, работник имеет право запрашивать через непосредственного своего руководителя информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

Раздел 4. Ответственность

В этом разделе указываются ответственность работника за несоблюдение должностной инструкции, а также иных локальных нормативных актов работодателя.

Пределы ответственности определяются должностью работника. Например, кассир несет полную материальную ответственность за вверенные ему ценности.

Новая должностная инструкция

Должностные инструкции с установленным перечнем обязанностей распространяются на вновь принятых работников, которые ознакамливаются с ними не позднее дня подписания трудового договора. Подписывая трудовой договор, стороны устанавливают конкретный объем и содержание трудовых обязанностей работника.

Согласие работника также требуется и в случае изменения его трудовой функции. По общему правилу изменение трудовой функции является изменением условий трудового договора, которое допускается только по соглашению сторон трудового договора (ст. 72 ТК РФ).

Работодатель вправе разработать новую должностную инструкцию для работника, не изменяя при этом условия трудового договора.

Судебная практика, определяя пределы внесения изменений в должностную инструкцию, исходит из того, что работодатель вправе изменить в одностороннем порядке содержание должностной инструкции, если такое изменение не касается трудовой функции работника.

Важно! При разработке должностных инструкций нужно учитывать нормы трудового законодательства и специфику деятельности компании, а не ограничиваться типовыми инструкциями, скачанными из Интернета или из справочных правовых систем.

Должностная инструкция по специальности «Документовед»

Вы можете скачать должностную инструкцию документоведа бесплатно. Должностные обязанности документоведа

_____________________________ (Фамилия, инициалы)

(наименование организации, ее ________________________________

организационно – правовая форма) (директор; иное лицо, уполномоченное

утверждать должностную инструкцию)

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

ДОКУМЕНТОВЕДА

1. Общие положения

1.1. Данная должностная инструкция устанавливает права, ответственность и должностные обязанности документоведа _____________________ (далее – «предприятие»).

1.2. Документовед назначается на должность и освобождается от нее в установленном действующим трудовым законодательством порядке по приказу директора предприятия.

1.3. Документовед находится в подчинении у ______________________________________.

1.4. В период временного отсутствия Документоведа его обязанности возлагаются на ___________________________.

1.5. На должность Документоведа принимается лицо:

-Документовед I категории – с высшим профессиональное образование и стажем работы в должности Документоведа II категории не менее 3 лет;

-Документовед II категории – с высшим профессиональным образованием и стажем работы в должности Документоведа не менее 3 лет;

-Документовед – с высшим профессиональным образованием (требований к стажу работы нет).

1.6. Документовед должен знать:

-отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления;

-основы экономики, организации труда и управления;

-законодательство о труде;

-порядок планирования, проектирования и технологию работы на базе организационной и вычислительной техники служб документационного обеспечения управления;

-методы исследования, проектирования, анализа и развития документационных систем;

-порядок оформления, хранения, классификации, экспертизы ценности документов;

-организацию архивного дела;

-правила внутреннего трудового распорядка;

-законодательные и нормативные правовые акты, постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся документационного обеспечения управления;

-нормативные и методические документы по проектированию и эксплуатации автоматизированных информационных систем управления;

-методы проектирования и актуализации баз и банков данных;

-основы эргономики, социальной психологии, социологии;

-правила и нормы охраны труда.

2. Должностные обязанности

2.1.Принимать участие в планировании, организации и совершенствовании деятельности службы документационного обеспечения управления, осуществляет контроль состояния делопроизводства.

2.2.Подготавливать предложения по обеспечению эргономических условий труда, рационализации рабочих мест работников службы документационного обеспечения управления.

2.3.Разрабатывать и внедрять технологические процессы работы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа).

2.4.Изучать и обобщать передовой зарубежный и отечественный опыт в области документационного обеспечения управления.

2.5.Разрабатывать нормативно-методические документы по вопросам документационного обеспечения.

2.6.Разрабатывать унифицированные системы документации и табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации.

2.7.Принимать меры по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков.

2.8.Принимать участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем и систем управления, а также в разработке новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), базирующихся на применении микропроцессорной и вычислительной техники, актуализации и проектировании баз и банков данных.

2.9.Участвовать в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов.

2.10.Организовать внедрение систем ведения документации.

2.11.Принимать участие в работе по подбору, расстановке и повышению квалификации кадров службы документационного обеспечения управления.

3. Права

3.1.Требовать от служб предприятия и работников, осуществляющих подготовку документации, соблюдения установленных стандартов и требований.

3.2.Разрабатывать и внедрять унифицированные системы документации, табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации. 3.3.Вносить предложения по улучшению организации документооборота предприятия, его рационализации с соблюдением установленных стандартов.

4. Ответственность

Документовед ответственен за:

4.1.Недостоверную информацию о состоянии выполнения полученных заданий и поручений, нарушение сроков их исполнения.

4.2.Невыполнение своих функциональных обязанностей.

4.3.Нарушение Правил внутреннего трудового распорядка, правил противопожарной безопасности и техники безопасности, установленных на предприятии.

4.4.Невыполнение распоряжений и приказов директора предприятия, поручений и заданий начальника отдела.

5. Условия работы

5.1.Режим работы Документоведа определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными на предприятии.

5.2.В связи с производственной необходимостью Документовед может направляться в служебные командировки (в т.ч. местного значения).

Руководитель структурного подразделения: _____________ __________________

(подпись) (фамилия, инициалы)

С инструкцией ознакомлен,

один экземпляр получил: _____________ __________________

Что должна содержать должностная инструкция документоведа: примеры и образцы документов

Должностная инструкция – важнейший документ, определяющий трудовые функции, права и ответственность работника. Именно поэтому крайне важно перед подписанием не просто прочитать документ, а внимательно изучить его положения.

В этой статье мы расскажем, что собой представляет должностная инструкция документоведа, а также приведем несколько готовых примеров типовой документации.

Как составить: общие положения

В «Общих положениях» — первом разделе любой должностной инструкции – работодатель прописывает все основные моменты, касающиеся требований к сотруднику.

Также от документоведа обычно требуется знание:

• Конституции РФ;
• законодательства РФ по вопросам выполняемых функций;
• основ трудового и административного законодательства;
• внутренней документации предприятия;
• основных положений единой государственной системы делопроизводства;
• стандартов унифицированной системы организационной и распорядительной документации;
• правил эксплуатации вычислительной техники;
• порядка оформления, классификации хранения и экспертизы ценности документации;
• порядка осуществления контроля над исполнением документов;
• требований к обращению с внутренними, исходящими и входящими документами;
• требований к отчетности и документам планирования по вопросам деятельности подразделения;
• организации архивного дела;
• правил и норм охраны труда;
• правил пожарной безопасности;
• культуры общения и служебной этики.

Руководствоваться в своей деятельности документовед должен действующим законодательством страны и внутренней документацией учреждения, в том числе собственной должностной инструкцией и распоряжениями руководства.

Далее следует прописать, кому непосредственно сотрудник подчиняется, а также кем назначается на должность и освобождается от нее.

В конце раздела указывается, какое уполномоченное лицо исполняет обязанности документоведа во время его отсутствия на рабочем месте.

Должностные обязанности: на что имеет право документовед и его ответственность

Стандартные трудовые функции документоведа заключаются в:

• ведении делопроизводства организации в соответствии с регламентирующей документацией;
• обеспечении своевременного и качественного выполнения порученных задач в строгом соответствии с установленным порядком работы;
• рациональном использовании технических, материальных и иных средств в интересах выполнения порученных задач;
• сохранении от утраты или разглашения документов и сведений, составляющих коммерческую тайну;
• регистрации входящей корреспонденции;
• осуществлении контроля над своевременным исполнением документов;
• подготовке и сдаче в архив организации документальных материалов, законченных делопроизводством, а также составлении описи дел, передаваемых в архив и на списание;
• обеспечении сохранности проходящих служебных документов;
• отправлении исполненной документации по исполнителям;
• осуществлении подготовки документов отчетности и планирования по вопросам деятельности организации;
• осуществлении печатания и тиражирования служебной документации;
• оформлении справок, касающихся деятельности предприятия;
• выполнении иных поручений непосредственного руководителя, отданных в пределах его должностных полномочий;
• соблюдении трудовой и исполнительной дисциплин, правил пожарной безопасности и охраны труда.

Перечень прав документоведа отражается в соответствующем разделе инструкции и зачастую является типовым. Как правило, сотрудник имеет право:

• вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию собственной работы и работы организации;
• запрашивать у других сотрудников предприятия сведения и документы, необходимые для непосредственного выполнения собственных должностных обязанностей;
• в установленном порядке обжаловать организационно-распорядительные акты учреждения;
• совершать другие действия, предусмотренные внутренней документацией организации и действующим законодательством РФ.

Отдельный раздел должностной инструкции посвящается зоне ответственности сотрудника и включается в себя, как правило ответственность за:

• ненадлежащее исполнение должностных обязанностей (в рамках, определенных действующим законодательством о труде);
• правонарушения, совершенные во время осуществления рабочей деятельности (в рамках, определенных действующим гражданским, административным и уголовным законодательством);
• причинение материального вреда организации (в рамках, определенных действующим гражданским и трудовым законодательством).

Образцы должностной инструкции документоведа

Трудовые функции документоведов, работающих в разных организациях, могут несколько различаться, поэтому ниже мы разместили несколько готовых вариантов инструкций, рассчитанных на сотрудников из разных сфер деятельности.

Типовая инструкция (по профстандарту)

С типовой инструкцией документоведа мы предлагаем вам ознакомиться здесь: https://yadi.sk/d/7qkqOxjF3TWpbc

В образовательном учреждении

В учреждениях образовательного учреждения действуют документы следующего типа:

Отдела кадров

Для работников отдела кадров действуют должностные инструкции следующего типа: https://yadi.sk/i/tkxIG-9z3TWriRhttps://yadi.sk/i/tkxIG-9z3TWriR

Ведущего

Полномочия ведущего документоведа несколько шире обязанностей и возможностей обычного сотрудника, поэтому и должностная инструкция оформляется несколько иначе:

• в общем отделе: https://yadi.sk/i/bK4NZDt73TWqsy

1 категории

Пример инструкции документоведа первой категории вы можете скачать по ссылке: https://yadi.sk/d/iL_trbPd3TWskk

2 категории

Чтобы найти документ, подходящий для специалиста второй категории, нажмите сюда: https://yadi.sk/d/-6nq5fxI3TWt89

Таким образом, от содержания должностной инструкции зависит объем трудовых обязанностей и прав документоведа, именно поэтому к составлению данного документа следует подходить с особой ответственностью.

Должностные инструкции: Что? Как? Зачем?

Все мы очень любим определенность, особенно если речь идет о работе. Занимая вакантную должность в компании, мы прежде всего расчитываем получить четкие и понятные разъяснения относительно будущих обязанностей, прав и возможностей. И это вполне резонно: ни один человек не сможет работать по-настоящему эффективно, не зная, что именно от него требуется и что он за это получит.

Чем четче и подробнее компания опишет свои ожидания от сотрудника, тем лучше будем всем.

Что такое должностная инструкция

Должностная инструкция — это документ, который определяет обязанности работника компании на занимаемой должности, его полномочия, ответственность, права, требования к его квалификации и формы его поощрения. Стоит отметить, что инструкция пишется не на конкретного человека, а на должность, то есть она не именная.

Должностные инструкции разрабатывают и согласовывают с юристами (юридическим отделом) руководители отделов или их заместители. Также должностная инструкция может быть разработана кадровой службой. В таком случае их необходимо согласовывать с соответствующими подразделениями или должностными лицами, курирующими соответствующее направление организации.

Инструкция обязательно составляется в трех экземплярах: один экземпляр хранится в отделе кадров, второй — у руководителя отдела, третий — у работника. Совокупность должностных инструкций должна охватывать все функции отдела и равномерно распределять нагрузку между работниками с учетом их квалификации. Контроль обеспечения организации должностными инструкциями лежит на начальнике отдела кадров.

Как написать должностную инструкцию

Нет ни единого правового акта, устанавливающего порядок составления должностной инструкции, ни стандарта, регламентирующего содержание и процедуру разработки должностной инструкции. Однако есть несколько рекомендаций по написанию и пунктов, общих для всех инструкций.

Во-первых, при составлении должностных инструкций необходимо принимать во внимание уставные документы учреждения, в которых описаны его задачи и функции, имеющиеся квалификационные характеристики и требования к должности, нормативы трудозатрат на выполнение работы.

Во-вторых, при распределении между работниками обязанностей не должно быть их дублирования, должна сохраняться последовательность выполнения работ, при этом более сложные операции должны закрепляться за работниками с более высокой квалификацией.

В-третьих, каждый работник должен быть наделен всеми полномочиями и правами, необходимыми и достаточными для успешного выполнения возложенных на него обязанностей.

В-четвертых, у работника должен быть только один непосредственный начальник. Наличие двух и более руководителей приводит к снижению работоспособности и подчиненного, и руководителей.

Обычно должностная инструкция содержит пять разделов:

1. Общие положения:

— точное и полное наименование должности работника;

— уровень оплаты труда, условий премирования, методы поощрения;

— подчиненность работника и наличие у работника подчиненных;

— порядок замещения работника в случае его отсутствия (отпуск, командировка, болезнь и т д.);

— перечень документов, которыми руководствуется работник в своей деятельности (законодательные акты РФ, устав учреждения, инструкции, рекомендации и т п.).

2. Основные задачи:

— задачи, выполнение которых возлагается на работника;

— конкретные обязанности работника, выполнение которых обеспечивает решение поставленных перед ним задач.

3. Права:

— перечень прав, предоставляемых работнику для выполнения возложенных на него обязанностей.

4. Ответственность:

— ответственность работника за невыполнение обязанностей;

— ответственность данного работника за действия его подчиненных, если таковые есть.

5. Требования к работнику:

— требования к уровню образования, квалификации, стажу работы и иным характеристикам, позволяющим успешно выполнять обязанности по должности.

Зачем нужна должностная инструкция

Без грамотно составленных должностных инструкций невозможны эффективное управление персоналом, разрешение конфликтов, связанных с расхождением в определении обязанностей работника, и деятельность организации в целом.

Ведь должностная инструкция — это:

• основа для оценки результатов деятельности работника, информация для проведения обоснованного отбора работников при найме и оценке уровня соответствия кандидатов на вакантные должности;
• важная информация для самого работника: в ней сообщается, по каким критериям будут оценивать результаты его труда и каких действий от него ожидают, она дает ориентиры для повышения уровня образования и квалификации работника;
• эффективные организационные методы, помогающие наладить работу отдела;
• документ, без которого, например, нельзя списывать в расходы амортизацию автомобиля, так как для этого использование машины должно быть прописано в должностной инструкции владельца машины или работника, которому она временно выдана в пользование.

Должностные инструкции должны быть не просто данью бюрократии, а продуманным и серьезно составленным документом, тогда они смогут выполнять свои основные функции: наладить работу в организации и помогать в решении правовых и экономических споров.

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Должностная инструкция документоведа

Тип документа: Инструкция

Для того, чтобы сохранить образец этого документа себе на компьютер перейдите по ссылке для скачивания.

Размер файла документа: 12,9 кб

Бланк документа

Скачать образец документа

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

документоведа

(примерная форма)

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность документоведа.

1.2. Документовед назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя организации.

1.3. Документовед подчиняется непосредственно _____________ организации.

1.4. На должность документоведа назначается лицо, имеющее:

– документовед I категории: высшее профессиональное образование и стаж работы в должности Документоведа II категории не менее 3 лет;

– документовед II категории: высшее профессиональное образование и стаж работы в должности документоведа не менее 3 лет;

– документовед: высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы.

1.5. Документовед должен знать:

– законодательные и нормативные правовые акты, постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся документационного обеспечения управления;

– порядок планирования, проектирования и технологию работы на базе организационной и вычислительной техники служб документационного обеспечения управления;

– методы исследования, анализа, проектирования и развития документационных систем;

– порядок оформления, классификации, хранения, экспертизы ценности документов;

– организацию архивного дела;

– нормативные и методические документы по проектированию и эксплуатации автоматизированных информационных систем управления;

– методы проектирования и актуализации баз и банков данных;

– основы эргономики, социальной психологии, социологии;

– отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления;

– основы экономики, организации труда и управления;

– законодательство о труде;

– Правила внутреннего трудового распорядка;

– правила и нормы охраны труда.

2. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Примечание. Функциональные обязанности документоведа определены на основе и в объеме квалификационной характеристики по должности документоведа и могут быть дополнены, уточнены при подготовке должностной инструкции исходя из конкретных обстоятельств.

2.1.1. Разрабатывает и внедряет технологические процессы работы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа).

2.1.2. Принимает участие в планировании, организации и совершенствовании деятельности службы документационного обеспечения управления, осуществляет контроль над состоянием делопроизводства.

2.1.3. Подготавливает предложения по обеспечению эргономических условий труда, рационализации рабочих мест работников службы документационного обеспечения управления.

2.1.4. Разрабатывает унифицированные системы документации и табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации.

2.1.5. Организует внедрение систем ведения документации.

2.1.6. Принимает меры по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков.

2.1.7. Участвует в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов.

2.1.8. Принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем и систем управления, а также в разработке новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), базирующихся на применении вычислительной и микропроцессорной техники, проектировании и актуализации баз и банков данных.

2.1.9. Изучает и обобщает передовой отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления, разрабатывает нормативно-методические документы по вопросам документационного обеспечения.

2.1.10. Принимает участие в работе по подбору, расстановке и повышению квалификации кадров службы документационного обеспечения управления.

3.1. Документовед имеет право:

3.1.1. Требовать от руководства организации оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей.

3.1.2. Повышать свою квалификацию.

3.1.3. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.

3.1.4. Представлять на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по вопросам своей деятельности.

Получать от работников организации информацию, необходимую для осуществления своей деятельности.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

4.1. Документовед несет ответственность:

4.1.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, – в соответствии с действующим трудовым законодательством.

4.1.2. За правонарушения, совершенные в период осуществления своей деятельности, – в соответствии с действующим гражданским, административным и уголовным законодательством.

4.1.3. За причинение материального ущерба – в соответствии с действующим законодательством.

4.1.4. За нарушение Правил внутреннего трудового распорядка, правил противопожарной безопасности и техники безопасности, установленных в организации.

5. РЕЖИМ РАБОТЫ

5.1. Режим работы документоведа определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в организации.

5.2. В связи с производственной необходимостью документовед может направляться в служебные командировки (в т.ч. местного значения).